Una sociedad limitada es aquella sociedad mercantil cuya responsabilidad se limita al capital aportado por los socios y no afecta al patrimonio personal de estos. Para su constitución es necesario realizar una serie de trámites y formalidades con diferentes aspectos según sigamos un procedimiento u otro.
Procedimiento tradicional
El primero de ellos es el procedimiento tradicional, la forma clásica de llevar poner en funcionamiento una entidad de este tipo. Para ello es necesario seguir el siguiente procedimiento.
Certificación negativa de denominación
Este es un trámite previo a la constitución de la sociedad, el cual se realiza en el Registro Mercantil Central. Se trata de un certificado que tiene la finalidad de evitar que dos sociedades utilicen el mismo nombre. El mismo acredita que la denominación escogida no esté ya en uso por otra empresa. En caso de certificaciones negativas, esto es que nuestra elección esta disponible, estas expresarán que la denominación queda reservada durante 6 meses y que la misma tiene un plazo de vigencia de 3 meses a efectos del otorgamiento de la escritura pública de constitución.
Solicitud del NIF provisional
Es necesario solicitarlo antes de comenzar la propia actividad empresarial, es decir, en un momento anterior a la realización de cualquier prestación de servicios, entrega de bienes, contratación de personal, o tener algún cobro o abono. Se solicita ante la Administración de la AEAT, donde radique el domicilio social de la entidad y mediante cumplimentación del Modelo 036, para lo cual serán necesarios, un documento de manifestación del acuerdo de voluntades para constituir la sociedad, una fotocopia del DNI de la persona que firme el 036, y el documento original y fotocopia que acredite la capacidad de representación de la misma.
Certificado de depósito del capital social
La aportación de capital mínima para constituir una sociedad de responsabilidad limitada es de 3.000€. La forma de más habitual para ello, es el depósito bancario, el cual ha de realizarse en un momento previo a la constitución de la sociedad en una entidad financiera y, aportando la certificación negativa de denominación, el NIF provisional y el modelo de escritura de constitución de la sociedad. Sin embargo, no es la única forma existente para realizar aportación del capital, el cual puede ser realizado mediante aportación dineraria o en especie.
En el primero de los casos, puede acreditarse mediante una certificación bancaria mencionada o mediante entrega del dinero al notario.
Respecto a la certificación bancaria, añadir que su fecha de expedición no puede ser anterior en más de dos meses al de la escritura de constitución.
Por otro lado, y como segundo medio, también cabe la entrega del dinero al notario, quien tiene un plazo de cinco días hábiles para hacer el depósito en una entidad de crédito.
En cuanto a las aportaciones en especie, exigen un mayor tendente a garantizar que el valor de las aportaciones realizadas se corresponda al de las participaciones sociales entregadas a cambio, por lo que establece un sistema de responsabilidad solidaria entre socios fundadores, hayan realizado alguna aportación no dineraria o dinero. Todos ellos pasan a ser entre sí responsables solidarios, sin exclusión de poder ejercer, en su caso, el derecho de repetición contra el resto de responsables solidarios.
Estatutos sociales
Es el documento fundamental por el cual se rige una sociedad. Además, han de adjuntarse a la escritura de constitución, para que los primeros tengan eficacia y la segunda tenga contenido.
En este campo, rige la libertad de las partes para establecer su contenido, por lo que los estatutos pueden contener cualquier tipo de disposición que acuerden sus socios siempre que no sean contrario a la ley, la moral ni el orden público. Sin embargo, sí que es necesario establecer un contenido mínimo que al menos contenga la denominación de la sociedad, su objeto y actividades, el domicilio social, el capital social y las participaciones que de el mismo se derivan, el modo de organizar y administrar la sociedad, y la forma en que se adoptan los acuerdos.
Otorgamiento de la escritura pública de constitución
Se trata de un procedimiento que ha de realizarse previamente al inicio de la actividad empresarial. Se realiza ante el notario y para poder completarlo es necesario aportar los estatutos de la sociedad, la certificación negativa de denominación, el NIF provisional, el certificado bancario que acredite la aportación de capital – en caso de haber optado por esta vía – y el DNI de los socios.
Autoliquidación del ITP y AJD
La constitución de una sociedad es un hecho imponible en la modalidad de operaciones societarias del impuesto, sin embargo, se trata de un supuesto de exención recogido como beneficio fiscal en la normativa.
No obstante, es necesaria la presentación del Modelo 600 de liquidación del impuesto, como requisito previo a la inscripción de la escritura de constitución.
Además, debe tenerse en cuenta que el notario puede liquidar el impuesto de forma telemática.
Inscripción en el Registro Mercantil
Estamos ante un trámite obligatoria, por el que se constituye la sociedad, y mediante el cual adquiere personalidad jurídica propia, que da atribuye a la sociedad capacidad de obrar y por tanto intervenir en el mercado mediante el ejercicio de su actividad empresarial.
La inscripción ha de realizarse en el plazo de los dos meses posteriores al momento en que se otorga la escritura pública de constitución. Se realiza en el Registro Mercantil que corresponda al domicilio social y para el mismo es necesario aportar la primera copia de la escritura de constitución, el modelo 600 de ITP y AJD liquidado, fotocopia del NIF provisional y una provisión de fondos.
Solicitud del NIF definitivo
Ha de solicitarse durante los 30 días siguientes a la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil ante la administración de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal de la sociedad. En este trámite será necesario aportar el modelo 036, la fotocopia del DNI de la persona que lo firma y documento que acredite su capacidad de representación. Además, también se presentará la primera copia y fotocopia de la escritura de constitución sellada por el Registro Mercantil.
Alta en el IAE (Impuesto sobre Actividades Económicas)
Las empresas de nueva creación, debido a la mecánica del impuesto, no deben tributar por el IAE en los dos primeros años, y en los sucesivos siempre que su importe neto de la cifra de negocio sea inferior a millón de euros, tampoco.
Sin embargo, deben darse de alta, antes del inicio de la actividad, en la Administración de la AEAT que corresponda con el domicilio fiscal de la sociedad. Ha de aportarse en este procedimiento el Modelo 036, la fotocopia del DNI de la persona que lo firma y documento que acredite su capacidad de representación.
Además de los tramites expuestos, existen otros accesorios tales como la inscripción de empresa y empleados en la Seguridad Social, legalización de libros, entre otros.
Procedimiento telemático
La otra vía para constituir sociedades de responsabilidad limitada es la vía telemática. Este procedimiento se realiza en uno de los Puntos de Atención al Emprendedor – PAE – tales como puedan ser las notarías, a través del Centro de Información y Red de Creación de Empresas – CIRCE- sistema de tramitación telemático, mediante el uso del Documento Único Electrónico, en adelante DUA.
Al efecto es importante señalar en qué consisten los estatutos tipos. Son aquellos estatutos que tienen un formato estandarizado, los cuales contienen campos rellenables en los que se recogen los datos concretos al objeto de constituir la sociedad, señalando mediante código CNAE elegido, la actividad principal.
En caso de tramitarlo con los estatutos tipos los pasos a seguir son:
1.PAE I
Se confecciona el confección del DUA en el PAE seleccionado, por ejemplo una notaría. Una vez esto, se envían los datos que correspondan a los organismos pertinentes. Se solicita la reserva de la denominación al Registro Mercantil Central, que deberá emitir el certificado negativo que corresponda en las siguientes 6 horas hábiles tras recibirlo.
2.Agenda Electrónica Notarial
A su vez, se concierta fecha para el otorgamiento de la escritura de constitución, que deberá establecerse dentro de las 12 horas siguientes a la solicitud de la cita.
3.Notario
En este paso, el notario autoriza la escritura de constitución de la sociedad. Respecto al capital social, este puede acreditarse aportando documento justificativo, o no, siempre y cuando los fundadores manifiesten que responderán solidariamente frente a la sociedad y a sus acreedores de la veracidad de dicho desembolso, en el segundo caso.
Además, el notario ha de solicitar el NIF provisional, liquidar el ITP y AJD, remitir copia de la escritura al Registro Mercantil del domicilio social y entregar una copia simple a los otorgantes si así lo solicitan.
4.Registro Mercantil
El registrador mercantil, habiendo recibido lo anterior, debe inscribir la sociedad en un plazo de 6 horas hábiles, y remitir certificación de la misma mediante el CIRCE, vía por la que también solicita a la AEAT el NIF definitivo de la sociedad, quien a su vez lo notificará telemáticamente por el mismo medio a los otorgantes.
5.PAE II
Finalmente, se envían a la AEAT, a la Seguridad Social, y a las administraciones correspondientes, los datos relativos al inicio de actividad de la sociedad, al efecto de obtener las autorizaciones y licencias necesarias para la puesta en marcha de la empresa.
Sin embargo, si se opta por la vía de tramitarlo sin estatutos tipo, el procedimiento a seguir es como el anteriormente señalado, salvo algunas particularidades, tales como:
- La reserva de la denominación y concertar la cita para la fecha del otorgamiento de la escritura, puede hacerse también por los fundadores.
- El registro mercantil realizará dos inscripciones. La primera, incluyendo únicamente datos relativos a la denominación, domicilio, objeto social, administración y capital. La segunda, es la inscripción definitiva, tras la cual, el registrador mercantil solicita el NIF definitivo a la AEAT.
En general, las sociedades de responsabilidad limitada son uno de los tipos de sociedad más comunes en España ya que son las apropiadas si lo que se quiere es constituir una sociedad pequeña evitando que sus socios respondan ilimitadamente de las deudas de la sociedad. Para establecer una sociedad de responsabilidad limitada en España, que sea adecuada a su proyecto, se recomienda estudiarlo y valorarlo con un abogado especializado en esta materia.